Mettre en place son club, de A à Z

Le formulaire « Créer mon club » (nom, ville, adresse, contact) crée le club et, en même temps, un premier compte administrateur — celui de la personne qui remplit le formulaire. Aucune autre inscription n'est nécessaire avant. Si cette personne est aussi entraîneur, une case du formulaire lui ouvre du même coup un accès à l'espace coach (mêmes identifiants, activé par le même e-mail).

Le club démarre en mode essai : tout fonctionne pour la mise en route, mais quelques éléments sont plafonnés (nombre d'équipes par saison, de joueurs, de coachs, d'encadrants, d'administrateurs, de membres du CA, de tournois, de réunions du CA, d'exercices et de fiches) et le paiement en ligne (HelloAsso, encaissement des inscriptions) reste indisponible jusqu'à l'activation par l'équipe Loocbulc.

Un e-mail d'activation part immédiatement. Le lien mène à une page où définir son mot de passe ; une fois fait, la connexion sur /login est possible.

Depuis le tableau de bord admin, le panneau « Offre d'essai » affiche les plafonds et leur consommation, et un bouton « Demander l'activation » prévient l'équipe Loocbulc. Une fois le club activé, tous les plafonds sont levés et le paiement en ligne devient configurable.

Le sport pratiqué (football, basket, padel…) peut être coché dès le formulaire d'inscription du club (facultatif, plusieurs possibles). Ensuite, seule l'équipe qui exploite la plateforme peut le modifier, pas l'admin lui-même. Ce n'est pas bloquant pour commencer, mais tant qu'aucune discipline n'est associée, la création d'une saison ne propose pas la génération automatique des catégories par âge. Pour une structure multi-activité (accueil multisport, prof de sport), demandez la discipline « Multisport » : la fiche de séance démarre allégée, et admin comme coach ajustent ensuite les champs affichés depuis « Champs de séance ».

Les infrastructures du club (nom, adresse). Un site qui regroupe plusieurs terrains (gymnase, complexe) peut être découpé en terrains nommés, réutilisés ensuite dans les créneaux, les séances et les tournois. Aucune dépendance — peut être fait à tout moment, mais un créneau d'entraînement en aura besoin plus tard.

Nom, dates de début/fin. Si la discipline du club est configurée, les catégories d'âge peuvent être générées automatiquement à partir de ses modèles ; sinon elles se créent une par une juste après.

Une catégorie (ex : U13, Seniors) appartient à une saison. C'est dans une catégorie que les joueurs seront inscrits et que les équipes seront créées — rien de tout ça n'est possible avant qu'elle existe.

Coachs, dirigeants, autres admins, membres du CA : chaque fiche se crée puis s'invite en deux clics séparés (créer la fiche, puis « inviter »), ce qui envoie le lien d'activation. Si l'adresse e-mail est déjà connue sur la plateforme (la personne a déjà un autre rôle), Loocbulc rattache le nouveau profil au compte existant au lieu d'en créer un second — la personne confirme juste ce nouvel accès, sans redéfinir de mot de passe.

« Nouvelle inscription » depuis une saison ou une catégorie : crée le joueur (ou le rattache à un profil existant) et l'inscrit dans la catégorie en une seule fois. L'e-mail du joueur est optionnel — sans e-mail, pas de connexion autonome pour lui, mais un parent peut toujours être rattaché à sa fiche pour suivre sa saison depuis l'espace parent.

Le plus rapide : le bouton « ＋ Nouvelle équipe » (tableau de bord et page Équipes, côté admin comme côté coach) ouvre un assistant en un seul écran qui enchaîne saison, catégorie, nom de l'équipe, coach (soi-même par défaut si on est coach — sinon un bouton crée l'accès entraîneur), joueurs (existants ou création rapide), encadrants et créneaux d'entraînement, le tout enregistré d'un coup. Les écrans dédiés (ci-dessus) restent disponibles pour les cas fins.

Un créneau associe une équipe à un terrain, un jour et un horaire récurrents (entraînement ou match) — d'où le besoin d'avoir déjà l'équipe et le terrain. Chaque créneau peut se poser un par un, ou se générer automatiquement sur toute la saison en une fois.

Depuis un créneau, le coach crée la séance correspondante et construit sa fiche : exercices, croquis sur plan de terrain, éventuellement réutilisés depuis un catalogue ou une fiche déjà préparée.

L'envoi des convocations déclenche un e-mail à chaque joueur (et à ses parents liés), avec un lien de réponse présent/absent. Le joueur peut aussi répondre directement depuis son espace.

Démarrage de la séance, présences réelles, statistiques de match si besoin, puis bilan global et par exercice une fois terminée.

Chaque membre se crée avec une fonction : président, trésorier, secrétaire ou autre (avec un intitulé libre, ou un rôle personnalisé défini au préalable). Cette fonction n'est pas qu'un intitulé affiché : elle détermine des droits réels dans l'espace CA.

Même mécanique que pour l'équipe technique : créer la fiche, puis « inviter » séparément pour envoyer le lien d'activation.

Un membre du CA « simple » ne voit que des totaux agrégés de trésorerie. Le détail nominatif des cotisations et leur encaissement sont réservés au président et au trésorier. L'encaissement des autres recettes (buvette, tournois, boutique…) est encore plus restreint : trésorier seul, même le président n'y a pas accès.

Une fois les membres actifs, le CA gère lui-même ses réunions, ses élections internes et ses sondages de gouvernance depuis son propre espace — voir le guide des fonctionnalités par rôle pour le détail complet.

Depuis Club → Boutique, l'administrateur principal active la boutique et ajoute des produits (avec déclinaisons : tailles, coloris…). Les membres — joueurs et familles, coachs, dirigeants, CA — commandent alors depuis leur espace, avec retrait au club. Le paiement se fait au club house ou en ligne via HelloAsso s'il est configuré. L'admin suit chaque commande (paiement, préparation, réception fournisseur, livraison), chaque étape étant tracée et notifiée au membre. Une vitrine publique optionnelle (même écran de paramètres) permet de partager un lien vers le catalogue en lecture seule, sans commande en ligne, pour les personnes hors du club.